برنامه ریزی چیست؟

اگر بخواهیم مختصر و مفید در این زمینه توضیح دهیم باید بگوئیم که برنامه ریزی اصولی، دسته‌بندی کارها برای انجام با توجه به اولویت، زمان و منابع است. برنامه ریزی، یکی از مهمترین لوازم مدیریت روزانه ی زندگی ما است. برنامه ریزی اصولی می‌تواند ما را در جهانی که به سرعت پیش می رود و دگرگون می‌شود و دقت و تمرکز ما را قربانی می‌کند یاری دهد.

همچنین، برنامه ریزی اصولی، بهترین ابزار مدیریت زمان است. ما می‌توانیم با برنامه ریزی، از حداقل زمان و منابع برای استفاده از حداکثر کارها و امور روزانه استفاده کنیم. اما تجربه نشان می دهد که با توجه به این موضوع که همه‌ی ما از اهمیت برنامه ریزی با خبر هستیم، اما اکثریت قابل توجهی از افراد نمی‌توانند برنامه ریزی موفقی داشته باشند.

کتاب فرمول برنامه ریزی

کتاب فرمول برنامه ریزی، نوشته دیمون زاهاریادس، یکی از اصلی‌ترین منابعی است که تاکنون با موضوع برنامه ریزی اصولی نوشته و منتشر شده است. نویسنده در این کتاب، با بررسی موشکافانه‌ی روش‌های مرسوم برنامه ریزی، پیشنهادات خوبی را برای بهتر شدن برنامه ریزی ارائه نموده است. برای این خلاصه نویسی، از ترجمه کتاب امیر پویا چراغی و چاپ نشر نوین بهره  گرفتیم.

عدم توانایی برنامه ریزی اصولی

برنامه ریزی اصولی یک مهارت برای زندگی روزمره‌ی ما است و باید به شکل یک مهارت به ما آموخته شود. اما متاسفانه ما در مدرسه آن را به صورت یک مهارت ضروری یاد نمی‌گیریم. همچنین، والدینی که توصیه به مسواک را به ما می‌آموزند، در مورد برنامه ریزی چیزی به ما یاد نمی‌دهند. یکی دیگر از علل ناتوانی ما در برنامه ریزی، اطمینان به حافظه‌ی محدود و پر خطای خودمان است.

این باعث می‌شود که در اکثر موارد کارهای با اولویت بالا فراموش می‌شوند. همسر، فرزندان، والدین و کارفرمای ما، از فراموشی اولویت‌ها توسط ما برداشت‌های مختلفی کرده و آن را به بدترین شکل ممکن تفسیر خواهند کرد. مشتری‌های ما، بخاطر بدقولی‌های مکرر ناشی از عدم برنامه ریزی درست، به دنبال جایگزینی برای خدمات ما خواهند بود. زندگی بدون برنامه ریزی اصولی یا عمل نکردن به برنامه موجب بی‌اعتبار شدن ما خواهد شد.

مقاله ندای درون را حتما بخوانید.

عواقب عدم برنامه ریزی

بی‌برنامگی در نهایت موجب افزایش استرس در ما شده و از این طریق آسیب‌های جبران ناپذیری به ما وارد خواهد کرد. کارفرمای ما، این عمل را نشانه‌ی بی‌علاقگی به کار یا حتی بدتر از آن عدم توانایی ما خواهد دانست. همسر و فرزندان ما، بی‌مبالاتی‌های ما را عمدی تلقی خواهند کرد و این موجب دلسردی آن‌ها از ما خواهد شد.

این مساله به شدت بر نگاه و روابط آن‌ها با ما تاثیر خواهد گذاشت. آن‌ها گمان خواهند کرد که دیگر مثل گذشته آن‌ها را دوست نداریم. پس علاوه بر اینکه کارها روی زمین می‌مانند، چهره‌ی ما هم در نظر دیگران مخدوش خواهد شد.

در واقع برنامه ریزی اصولی به ما کمک می‌کند که برخی مشکلات را پیش بینی کنیم. با پیش بینی خود را برای مقابله با حوادث احتمالی آماده می کنیم. اگر با برنامه ریزی موثر و کارآمد بر کارها و وظایف مسلط شویم،‌بخش قابل توجهی از استرس و نگرانی ما برطرف خواهد شد.

احساسات و برنامه ریزی

اگرچه احساسات را نمی‌توان از هدف گذاری جدا کرد و هدفی که صرفا منطقی و خالی از احساسات باشد در میانه‌ی راه رها خواهد شد. اما در برنامه ریزی اصولی تا جایی که ممکن است باید احساسات را محدود نمود. ما ناچاریم برای تنظیم خوب یک برنامه، احساسات را حذف کنیم تا بتوانیم اولویت‌بندی و زمان‌بندی مناسبی انجام دهیم.

احساسات در فرایند برنامه ریزی درست مثل یک پارازیت عمل می‌کند. در واقع در تدوین برنامه – مثلا در‌بخش اولویت بندی- اگر احساسات وارد شوند، ممکن است اولویت‌های اول، جای خود را به اولویت‌های دوم و بالعکس بدهند و این کار کارآمدی شما را زیر سوال خواهد برد.

یک برنامه‌ی خوب برنامه‌ای است که به شما کمک کند تا شما بیشترین یا بهترین کارها را در زمانی اندک انجام دهید. یک برنامه‌ ریزی اصولی خوب نه تنها از استرس شما خواهد کاست بلکه با افزودن به زمان شما، به خلاقیت شما کمک خواهد کرد.

برنامه، کمک خواهد کرد تا روزِکاری در کنترل شما باشد و نه بر عکس. وقتی شما در اختیار روزِکاری خود باشید انواع فشارهای عصبی سلامتی شما را به خطر خواهند انداخت. یک برنامه ریزی اصولی خوب، ناامیدی و احساس گناه ناشی از تعویق کارها را از بین خواهد برد‌.

برنامه، یک معنای مشخص دارد و اینگونه نیست که ما تا جدول‌بندی کردیم و کارهایی را در جدول گنجاندیم و کل روز را برای انجام محتویات داخل جدول دوندگی کردیم و به نتیجه رسیدیم کاری مبتنی بر برنامه ریزی انجام داده‌ایم.

مقاله افزایش انگیزه یک فریلنسر چگونه؟ را حتما بخوانید.

شناخت پارادوکس یادگیری

پارادوکس بازدهی به ما می‌آموزد که در اکثر اوقات، همین برنامه ریزی اصولی مانع موفقیت ما می‌شوند. یک نظرسنجی نشان داده است که ۴۱ درصد از کارهای برنامه ریزی شده هیچ وقت تکمیل نمی‌شوند. فقط ۵۰ درصد از کارهای تکمیل شده ظرف یک روز انجام شده‌اند. ۱۸ درصد از کارهای تکمیل شده ظرف یک ساعت انجام شده‌اند.

۱۰ درصد از کارهای تکمیل شده، ظرف یک دقیقه انجام شده‌اند. این اعداد به ما نشان می‌دهند که بسیاری از برنامه‌ها ناکارآمد هستند. چرا که به هر دلیل ممکن ۴۰ درصد از کارها هرگز انجام نمی‌شوند. در نتیجه کارها به روزهای بعد منتقل می‌شوند و پیاپی به تعویق می‌افتند یا روی یکدیگر جمع می‌شوند تا فراموش شوند.

همچنین خیلی از کارهای داخل فهرست‌ها به سرعت تکمیل شده‌اند. این نشان می‌دهد که برنامه ریز در تشخیص زمان مورد نیاز برای انجام کارها موفق عمل نکرده است. این آمار نشان می‌دهد که افراد، تمایل دارند کارهایی را انتخاب و در جدول برنامه‌های خود بگنجانند که انجام آن آسان است.

مشکل چنین رویکردی این است که اهمیت و اولویت کارها را نادیده می‌گیرد. همین مساله به فرد حس موفقیت کاذب می‌دهد. همچنین این نظرسنجی نشان می‌دهد که برخی فهرست‌ها خیلی طولانی هستند.

از آنجایی که می‌دانیم هیچ وقت قادر نخواهیم بود به همه‌ی کارها برسیم دچار استرس یا ناامیدی می‌شویم. با رجوع به بررسی انجام شده توسط لینکدین ۹۰ درصد از متخصصان اقرار می‌کنند که معمولا برنامه‌هایشان را تکمیل نمی‌کنند. چرا فهرست برنامه‌ریزی خود را به پایان نمی‌رسانیم؟

دلایل عدم موفقیت در برنامه‌ ریزی

اول: هدف برنامه‌ها را اشتباه متوجه شده‌اید

هدف اصلی فهرست کارها بر اساس الگوی برنامه‌ریزی اصولی شما، کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان است. این کار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از سرتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتن، آن‌ها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یکی دید کلی از بزرگترین اولویت‌هایتان به دست می‌آورید.

برخی تصور می‌کنند که فهرست کارها، ابزاری است که باید در انجام همه‌ی امور به آن‌ها کمک کند. اما یک برنامه اصولی، توجه شما روی کار درست متمرکز خواهد کرد و مانع از به حاشیه رفتن شما به خاطر موارد غیر ضروری می‌شود. برنامه شما ابزاری برای انجام همه کارها نیست.

بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید. اگر مقصود برنامه‌های خود را اشتباه متوجه شوید نتیجه کار، استفاده ناموثر از آن‌ها خواهد بود و این موجب خواهد شد که بازدهی شما متوقف شود.

دوم: در تعیین سررسیدها بی‌توجهی می‌کنید

فهرست کارهای برنامه‌ریزی اصولی، بدون تاریخ انجام کار و تعیین دقیق فعالیت مقرر، یک فهرست خیالی و آرزویی است. بدون تاریخ انجام کار و تعیین دقیق فعالیت مقرر به تنبلی روی می آوریم و مکرر کارها را به تعویق می‌اندازیم.

سررسید کارها، بیش از تحمیل، حس ضرورت انجام به شما می‌دهند. آن‌ها کمک می‌کنند وظایف و پروژه‌ها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیل آنها دارید اولویت‌بندی کنید. مثلا اگر گزینه ج در برنامه باید در عرض دو روز تکمیل و تحویل شود باید جایگاه آن را با گزینه‌ی ب که مدت بیشتری برای تکمیل و تحویل آن داریم جابجا شود تا در موعد مقرر انجام شود.

تصور کنید که سررسیدی برای قبض‌ها نبود چه زمانی آن‌ها را پرداخت می‌کردید. دلیل اینکه تعداد زیادی از فرصت‌ها، روز به روز طولانی‌تر می‌شود همین موضوع است. اگر سررسیدها را مورد توجه قرار ندهیم، برخی کارها بعد از گذشت مدتی دیگر ضرورت انجام را از دست خواهند داد. سررسیدها دشمن پشت گوش انداختن هستند.

سررسیدها ما را تحریک به واکنش و انجام کارها می‌کند. همچنین، در اندازه‌گیری میزان اثربخشی و پایش برنامه، و مدیریت زمان به ما کمک می‌کند. سررسیدها در انتخاب بین کارهای رقیب، بر اساس اهدافی که تنظیم نموده‌ایم کمکمان می‌کنند.

سوم: برنامه‌های شما خیلی طولانی هستند

اینجا درباره‌ی فهرست کارهای برنامه ریزی اصولی شده روزانه‌ای صحبت می‌کنیم که به نظر هیچگاه تمامی ندارند. چنین برنامه‌هایی به چند دلیل فاقد بازدهی مناسب هستند: گیج‌کننده هستند چرا که گزینه‌های زیادی را در برابر شما قرار می‌دهند که هر کدام از آن‌ها نیز توجه شما از مهمترین کارها را دور می‌کند.

واقع‌ بینانه نیستند و بر اساس نیاز، خواسته‌ها، توانایی‌ها، ضرورت‌ها، امکانات و منابع شما تنظیم نشده‌اند. طولانی هستند چنین برنامه‌هایی -مثلا ده ساله- در نهایت به نقطه‌ای می‌رسد که غیر قابل کنترل هستند. چنین برنامه‌هایی به دلیل اینکه معلوم نیست چند سال دیگر تاثیر خود را نشان دهند به شدت دلسرد‌ کننده هستند.

دلسرد‌ کننده هستند، چون زیاد طولانی هستند و شما قادر نیستید تا همه آنها را انجام دهید دلسرد می‌شوید و همیشه گمان می‌کنید که از کارها عقب هستید و توانایی انجام برنامه‌ها را ندارید. اگر دلسردی پشت سر هم رخ دهد انگیزه خود را برای انجام کارها کاملا از دست خواهید داد.

برنامه‌های طولانی مدت، همواره شما را به تعویق و پشت گوش انداختن تشویق می‌کنند. برنامه‌های طولانی مدت، به شما القاء می‌کند که این عقب‌ماندگی سرنوشت محتوم شماست و باید با این وضعیت کنار بیایید. وقتی از برنامه‌ها عقب باشیم چه یکی چه همه، چه امروز چه فردا.

این مقاله را از دست ندهید5 علت مهم خطاهای شغلی و راه برون رفت از آن

چهارم: عدم سنخیت برنامه با هم است

یعنی با هم سنخیت ندارد یکی در شرق است و یکی در غرب. ما در یک ساعت چند تا لایو در اینستاگرام را می‌توانیم دنبال کنیم. چند کار را در یک زمان می‌توانیم انجام دهیم به ویژه اینکه ماهیت هر یک از آن‌ها با یکدیگر متفاوت باشد. کدام حسابدار می‌تواند در هنگام کار با اعداد و ارقام شعری بسراید؟

وقتی کارهایی که انجام دادنشان دو دقیقه طول خواهد کشید در کنار کارهایی که سه هفته به طول می‌انجامند فهرست شوند یا وظایف با اولویت بالا در کنار وظایف با اولویت پایین لیست شود، این عدم سنخیت موجب برنامه را از نفس خواهد انداخت. پارادوکس انتخاب به ما می‌گوید که هر چه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آن‌ها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراری بیشتری را تحمل خواهیم کرد.

پنجم: گزینه‌های خیلی زیاد دارید

یکی از دلایل شکست یک برنامه این است که به خودتان گزینه‌های خیلی زیادی می‌دهید و برنامه را سنگین و سنگین‌تر می‌کنید. صبحگاه با ذخیره‌ی محدودی از منابع شناختی بیدار می‌شویم و این ذخیره در جریان تصمیم گیری های روزانه ما به سرعت استفاده می‌شود.

در پایان روز، حتی ساده‌ترین تصمیم‌ها هم می‌توانند دشوار به نظر برسند. خسته هستید و منابع شناختی کمتری در دسترس دارید. در نتیجه توانایی شما در تصمیم‌گیری منطقی تضعیف می شود. به این حالت خستگی ناشی از تصمیم‌گیری می‌گویند.

درک این پدیده حائز اهمیت است چرا که می‌تواند اثر فاجعه باری روی توانایی ما در چگونگی تخصیص زمانمان بین گزینه‌های موجود داشته باشد. منطق ما کمتر می‌شود و تمرکز و توانایی در کنترل نیروهای انگیزشی کاهش خواهد یافت. و در نتیجه تمایل بیشتری داریم تا فعالیت‌هایی را انتخاب کنیم که لذت فوری دارند.

بدتر شدن کارها

برنامه‌هایی که گزینه‌های خیلی زیادی را ارائه می‌دهند این مشکل را برطرف که نکرده، بدتر هم می‌کند. چنین برنامه‌هایی شما را مجبور به تصمیم‌گیری‌های غیرضروری راجع به اینکه روی چه موردی کار کنید می‌کنند. ‌این مساله در نهایت منجر به وضعیت نابسامانی به نام طفره از تصمیم می‌شود.

در این حالت، در مواجهه با گزینه‌های متعدد، از انتخاب بین آن‌ها طفره می‌روید چون انجام چنین کاری مستلزم تلاش ذهنی بسیار زیادی می‌باشد. در نتیجه وقت ارزشمندتان را به چک کردن ایمیل، پیام‌های تلگرام، صفحه‌های خود و دوستانتان در فیس بوک و اینستاگرام و  مطالعه سرخط خبرها می‌گذرانید که همه آنها در تلاش برای گریز از تصمیم‌گیری درباره اینکه روی چه چیزی کار کنید هستند.

ششم: برنامه‌های ما خالی از مفهوم هستند.

عدم اختصاص مفهوم، در اینجا یک معنای خاصی دارد. وقتی ما در برنامه ریزی اصولی خود اشاره به زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه ها، اهمیت برنامه و اولویت‌ها نکرده باشیم این یک اختلال در فرایند اجرای برنامه ایجاد خواهد کرد. این فرایند ناقص باعث اضطراب می شود.

مفاهیمی چون اولویت و زمان‌بندی مفاهیمی هستند به شما کمک می‌کنند تا فوریت‌ها را تشخیص دهید. همچنین باید بدانید که برای انجام کاری در لیست برنامه‌های خود به چه منابعی نیاز دارید. برنامه‌هایی که هیچ مفهومی برای آنالیز وظایف ارائه نمی‌کنند ناموثر خواهند بود.

به عنوان مثال در برنامه ذکر شده است که باید با حسابدار تماس بگیریم اما نمی‌دانیم که آیا این کار فوریت دارد یا می‌توانیم به جای امروز در آخر هفته با او تماس بگیریم. یا اینکه چه مقدار باید برای تماس با حسابدار اختصاص دهیم و در مورد چه مسائلی باید با او گفتگو کنیم‌.

آیا اولویت این کار بالاست یا می‌توانیم مدتی آن را به تعویق اندازیم. مواردی که در بالا ذکر شد مفهومی از برنامه ریزی است و اگر چنین مفهوم‌هایی را برای برنامه در نظر نگیرید، این برنامه نمی‌تواند ما را در دست یابی به اهداف کمک کند.

هفتم: تعریف کلی وظایف شما در قالب برنامه

مشکل کارهای کلی تعریف شده این است که بسیار گسترده می‌باشند و در اغلب موارد نقطه‌ی شروع و پایان ندارند در نتیجه هیچ مکانیزمی برای سنجیدن موفقیت‌های برنامه در اختیار ما قرار ندارد. به عنوان مثال، برنامه ما برای قوی شدن بسیار کلی است.

اینجا باید بازه‌ی زمانی مشخصی ذکر شود. برای سنجش موفقیت برنامه ریزی باید بدانیم که منظور ما از قوی شدن چیست و در چه مدتی باید انجام شود. قوی شدن اگر در قالب یک زمان مشخص، در یک رشته ورزشی مشخص و به میزانی خاص (مثلا زدن وزنه‌ی صد کیلویی) برنامه ریزی اصولی نشود، در نتیجه هیچ راهی برای سنجیدن موفقیت آن برنامه وجود نخواهد داشت.

مقاله 10کلید طلایی رسیدن به خواسته ها که باید بدانید را حتما بخوانید.

یک مثال ساده:

اگر قرار است یک وب سایت راه اندازی کنیم با هدف کلی، می‌توانیم به کارآمدی آن وب سایت امیدوار باشیم. ممکن است وبسایتی را راه‌اندازی کنیم، وقت و هزینه بگذاریم ولی به دلیل کلی بودن آن هدف، نتیجه‌ای نگیریم. چرا که مشخص نکرده‌ایم که وب سایت باید چه محتوایی داشته باشد.

خوب طبیعی است که اگر هدفی کلی ما را به سوی راه اندازی یک وب سایت می‌کشاند اهداف کوچکتر باید کاری را که وب سایت انجام بدهد و حجم آن کار را برای ما مشخص کند. این اهداف کوچکتر به ما کمک می‌کنند تا بدانیم که وب سایت چه کاری باید برای ما انجام دهد.

آیا برای فروش است یا برای اطلاع رسانی است؟ همچنین برای معرفی محصولات، چه حجمی از اطلاعات را می‌خواهیم روی سرور وب سایت بار گزاری کنیم؟ پهنای باند ما چه مقدار باید باشد و یا از چه نیروی انسانی استفاده شود: برنامه ریز یا گرافیست؟

اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی اصولی شده مشکل دارید بررسی کنید که آیا می‌توان برنامه‌ها را به کارهای کوچک‌تری تجزیه کنید یا نه؟ اگر برنامه‌ای را نتوان به اجزای کوچکتری تجزیه نمود آن برنامه کلی و غیر قابل اجراست.

هشتم: وظایف، به اهداف مشخصی وصل نشده‌اند

به عنوان نمونه، اگر روغن ماشین را می‌خواهیم عوض کنیم برای حفظ سلامت و قدرت موتور است. اگر مالیات خود را پرداخت می‌کنید برای این است که جریمه نشوید و سر و کارتان با قانون نیفتد. اگر یک کار به هدفی گره نخورده باشد یا به نتیجه نمی‌رسد و یا آن طور که باید انجام شود انجام نخواهد شد.ترک سیگار باید به هدف سلامتی گره بخورد، ورزش باید به کاهش چربی خون گره بخورد.

وقتی که اهداف در کنار برنامه‌ها قرار می‌گیرند ضمانت اجرایی آنها را افزایش می دهد و ما را به انجام آن مقید می سازد. وقتی بتوانیم نتیجه‌ی مثبت تکمیل کار را پیش بینی کنیم کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن خواهیم داشت.

جالب است که بسیاری از افراد در برنامه ریزی‌ اصولی خود، پیوند کارها را با هدفی خاص فراموش می‌کنند. این موجب می‌شود که زمان، توان و سرمایه‌های خود را صرف کارهایی می‌کند که در بلند مدت کم اهمیت خواهند شد.

در این حالت انگیزه شما کم می شود. در این‌ بخش یاد گرفتیم که برای هر کاری، ولو ارسال مطلب جدید در وبلاگمان، هدفی تعریف کنیم. باید میان کار و هدف ارتباطی وجود داشته باشد. اگر به این مسئله مهم بی‌توجهی کنید انگیزه کمتری برای انجام آن کار خواهیم داشت.

برای دریافت خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی کلیک کنید.

ویرایش و بازنویسی خلاصه از: برتراندیش

بازدیدها: 1