انباشتگی و تعاریف آن
ممکن است کارهای زیادی داشته باشید، مقدار زیادی وسیله بر روی میزتان باشد یا فکرها و تصمیمهای بسیاری در سر خود داشته باشید. میخواهید با این موارد چکار کنید؟ یکی از دشمنان اصلی برای بهرهوری فردی و داشتن بازدهی فوقالعاده، انباشتگی است. اگر بتوانید جلوی انباشتگی را بگیرید یا با آن مواجه شوید و آن را برطرف کنید و سیستمی را برای جلوگیری از انباشتگی کارها طراحی نمایید، بازدهی کار شما بالا خواهد رفت و از عمر خود به بهترین وجه ممکن استفاده خواهید کرد.
آفتها ناگوار انباشتگی
شما در مسیر زندگی و در راه رسیدن به اهداف خود، در حال سفر کردن هستید و اضافه بار و انباشتگی باعث پدید آمدن آفاتی میشود. با اضافه بار دیگر چابک نخواهید بود؛ مثلا قصد دارید برای انجام کاری سریعا به بیرون از خانه بروید. با کمدی به هم ریخته و لباسهایی چروک، سرعت لازم را نخواهید داشت و مدت زیادی برای پیدا کردن لباس، اتوی آن و آماده شدن، صرف میشود.
چنانچه بخواهید به مسافرت بروید و ماشین خود را بیش از حد سنگین کنید، مصرف سوخت شما بالا خواهد رفت و حرکت ماشینتان هم کند خواهد بود. اگر بر روی تلفن همراه خود نیز تعداد زیادی برنامهی غیر ضروری یا بعضا بلااستفاده نصب کنید، سرعت گوشی شما کند خواهد شد و سرعت زمان خرید را نخواهد داشت.
1- عدم دسترسی سریع
در دنیای مجازی و پرسرعت عصر اطلاعات وقتی فایلهای زیادی دارید که درست، اسمگذاری نشده و مثلا تمام مواردی را که دانلود کردهاید بدون نام و نشان درست و حسابی در پوشه دانلودهای شماست، در این صورت دسترسی سریعی به موارد مورد نیاز خود در لحظه نخواهید داشت. البته قرار نیست همیشه یک کمد یا یک هارد صد در صد مرتب داشته باشید و همیشه همه چیز عالی باشد، بلکه باید تلاش خود را بکنید و سعی کنید تا حد قابل قبولی از انباشتگی در موارد مختلف، جلوگیری کنید.
2- فرسودگی و استهلاک
وقتی از لپ تاپ خود به صورت اصولی استفاده نکنید و مثلا پنجرههای زیادی را باز بگذارید، طول عمر مفید لپ تاپ شما کاهش پیدا میکند یا زمانی که خودروی شما متحمل بار زیادی شود، سریعتر فرسوده و مستهلک خواهد شد. همچنین اگر قرار بوده تصمیمهایی بگیرید و نگرفتید و افکار زیادی در ذهن شما انباشته شده، در این صورت نیز شما دچار فرسودگی و استهلاک خواهید شد؛ در صورتی که اگر مسائل را بر اساس اولویت، بررسی کرده و تکلیف آنها را مشخص کنید، احساس سبکی کرده و انباشتگی ذهنتان برطرف خواهد شد.
نحوه برخورد با انباشتگی ( ذهنی،کاری، وسایل، پیامها)
یکی از بزرگترین مشکلات مدیران، تعلل در تصمیمگیری یا ضعف اقدام سریع در این موارد است؛ بنابراین بعدازاین، هروقت کاغذ، فکس یا پیشنهادی به سمت شما میآید، در مواجهه با اطلاعات و کاغذهایی که روزانه به سمت او سرازیر میشود، همیشه باید با استفاده از فرمول دوان قاطعانه عمل کند. اگر این کار را انجام دهید نظم بیشتری به روزهای کاری خود دادهاید. شما با بکارگیری آنها از تلنبار شدن و انباشتگی کارهای خود جلوگیری کرده و به چابکی و سرعت خود خواهید افزود.
مقاله بررسی 2 سبک متفاوت ارتباط زن و مردرا مطالعه کنید.
فرمول دوان
دوان مخفف چهار واژه دورریختن، واگذاری، اقدام و نگهداری است. با استفاده از فرمول دوان کارایی خود را افزایش دهید. در طول روز با کاغذها، فایلها و اقدامات روزانه زیادی مواجه میشوید و باید تصمیم بگیرید. اگر در این تصمیمگیری ضعیف عمل کنید، بعد از مدتی میز کار شما پر از کاغذ، پرونده و مدارک مختلف خواهد شد و کارهای عقبافتاده زیادی خواهید داشت که به آنها رسیدگی نکردهاید.
1- دور ریختن (حذف)
اولین و شاید مهمترین کار ممکن برای یک مدیر این است که دور بریزد. کاغذهایی را نگه ندارید که شاید سالها بعد روزی آن را مطالعه کنید. فرمول کلی این است که هر کاغذ، مطلب و اطلاعاتی که قابل دستیابی است و در جایی مانند اینترنت، مجلات و… وجود دارد را تا حد ممکن دور بریزید. البته این دورریختن درباره فایلهای کامپیوتری هم صدق میکند و فقط در مورد کاغذها نیست. بنابراین اولین اقدامی که مدیران معمولا در آن تعلل میکنند دورریختن لحظهای و سریع است.
بعضی وسایل را باید دور بریزید؛ مثلا بر روی میز شما یک رسید بانکی وجود دارد که لازم نیست و برای شما کاربردی ندارد یا مثلا در کمد خود، لباسی کهنه و غیر قابل استفاده دارید و…؛ در برخورد با چنین مواردی باید آن را حذف کرده و دور بریزید.
2- واگذاری (بخشش)
گاهی اوقات وسیلهای دارید که مورد نیازتان نیست، اما قابل استفاده است و فرد دیگری میتواند از آن استفاده کند؛ در این صورت باید آن وسیله را واگذاری کرده و ببخشید؛ مثلا کتاب یا کتابهایی دارید که بدرد شما نمیخورد یا مورد نیازتان نیست یا در کمد خود، لباس عروسی دارید که به کارتان نمیآید و…، اما ممکن است برای شخص دیگری قابل استفاده باشد که در چنین موقعیتی باید آن موارد را به فرد نیازمند واگذار کنید.
اغلب افراد دوست دارند که کارهای مهم و کارهایی که از انجامدادن آن احساس لذت دارند را خودشان انجام دهند؛ ولی شاید کار اشتباهی باشد. اگر در روز اغلب، کارهای فوری و اورژانسی دارید؛ نشان میدهد در واگذاری کارها ضعیف هستید. فرض کنید وقتی به محل کار میرسید همکاران میگویند که این کار باید بلافاصله انجام شود و در نتیجه اغلب روزتان با کارهای فوری پر شده است. این یعنی حتما کارهایی دارید که ارزش زیادی ندارند، ولی آنها را واگذار نکردهاید. بنابراین اگر میخواهید مدیر بهتری باشید کارهای بیشتری را واگذار کنید.
3- اقدام (استفاده)
برخی موارد هم وجود دارند که قابل استفادهاند و باید آنها را بکار گرفت و از آنها استفاده کرد؛ مثل اینکه لباسی دارید و فرضا بخاطر نداشتن اتو یا کنده شدن یک دکمه، از آن استفاده نمیکنید؛ در این صورت و برای رفع انباشتگی میتوانید مشکل آن لباس را برطرف کرده و از آن استفاده کنید.
در برخی موارد افراد میدانند باید بلافاصله اقدامی انجام دهند. سعی کنید این کارها را به تاخیر نیندازید. مثلا اگر مشتری تماس گرفته است و در اکانت او مشکلی وجود دارد که با صرف دو دقیقه وقت میتوانید آن را برطرف کنید، هیچوقت این کار را به بعد واگذار نکنید. در همان لحظه اقدام کنید و یک مورد را از فهرست کارهای روزانه کم کنید.
4- نگه داشتن ( نگهداری، بایگانی منظم)
بسیاری از کاغذها، مدارک و اطلاعات لازم است و نمیتوانید بههیچوجه آنها را دور بریزید یا چیزی نیست که در همان لحظه اقدام کنید و قابلواگذاری به دیگران هم نیست. در این موارد باید یک سیستم ساده بایگانی داشته باشید. زونکنهایی بخرید و کلاسورهایی تهیه کنید تا کاغذها و اطلاعات لازم را بایگانی و نگهداری کنید و زمانی که لازم شد بتوانید آن را بهراحتی پیدا کنید و استفاده کنید.
به عنوان نمونه کاپشنی دارید و میتوانید در فصل زمستان از آن استفاده کنید یا مثلا در حال مرتب کردن میز خود هستید و با نامهای که قابل بایگانی شدن است، مواجه میشوید و… در برخورد با چنین مواردی هم کاری که باید بکنید این است که این موارد را بایگانی کنید و در مواقع مورد نیاز، از آنها استفاده نمایید.
مقاله 3 عامل اصلی موفقیت فردی را مطالعه کنید
موارد استفاده دیگر
از این 4 مورد حتی میتوانید در مورد لیست کارهای خود هم استفاده کنید؛ فرض کنید لیست کارهای امروز خود را در شب قبل نوشتید و امروز به آنها نگاهی میاندازید؛ بعد از بیدار شدن از خواب و نگاه کردن به لیست کارها ممکن است احساس کنید مواردی اضافی یا غیر ضروری است. در این صورت چنین کارهایی را باید حذف کنید.
همچنین ممکن است لزومی نداشته باشد برخی کارها را خودتان به سرانجام برسانید؛ بلکه میتوانید مثلا پیک گرفته و آن را به وسیله پیک انجام دهید؛ فرض کنید لباسی خریدید و نیاز به تعویض دارد. فروشگاهی هم که از آن لباس خریدید، در مرکز شهر و در مکانی شلوغ قرار دارد. در این موقعیت و برای رسیدگی بیشتر به کارهای دیگر میتوانید آن لباس را با پیک فرستاده و از فرصت به دست آمده برای انجام سایر کارها استفاده کنید.
با فرمول دوان زمان بخرید
مورد بعد این است که ممکن است در لیست شما کارهایی وجود داشته باشد که انجام آنها نیاز به زمان کمی دارد و همچنین نیاز به فکر کردن آنچنانی ندارد؛ مثلا قرار است به مدیر سازمان پیام دهید یا نامهای را امضا کنید و… این کارها را باید انجام داده و از لیست کارهای خود خط بزنید.
مورد آخر هم این است که امکان دارد کارهایی داشته باشید که باید بعدا (حتی در بعداز ظهر یا ساعات پایانی روز) انجام شود و نیاز به اختصاص زمان دارد؛ مثلا زمان انجام موردی، 5 بعداز ظهر است؛ در این صورت باید آن کار را نگه داشته و در زمان خود انجام دهید.
در مورد پیامهای دریافتی در شبکه های اجتماعی هم میتوانید از این 4 مورد استفاده کنید و با بکارگیری موارد گفته شده، از انباشتگی پیامهای خود (ایمیل، پیامک، شبکههای اجتماعی و…) جلوگیری نمایید.
بازدیدها: 7